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Drei der größten Zeitfresser bei der Erstellung komplexer Angebote und wie Sie ihn in den Griff bekommen

Zeitfresser bei der Erstellung komplexer Angebote

Bei der Erstellung komplexer Angebote kommt es immer wieder zu unnötigen Zeitfressern, die einer unzureichenden Klärung der eigenen Erwartungshaltung geschuldet sind. Der Blogartikel gibt konkrete Tipps, wie Sie vorgehen können, um diese Zeitfresser zukünftig besser handhaben zu können.


Was sind aus Ihrer Sicht die größten unnötigen Zeitfresser bei komplexen Angeboten, in denen Sie mit mehreren Kollegen gemeinsam ein Angebotsdokument erstellen? Nach meiner Erfahrung sind das vor allem drei Dinge. Und dies unabhängig davon, ob Sie ein professionelles Bid Management besitzen oder ob Ihre Angebote durch den Innendienst oder ein Projektbüro organisiert werden:

  • Dinge die wir beginnen und dann lieber nochmal aufschieben, weil sie ungewohnt oder mühsam sind oder uns wesentliche Informationen zur Konzeption oder Entscheidung fehlen.

  • Zeit, in der wir unnötig lange auf Zulieferungen von Kollegen oder Partnern warten.

  • Vermeidbare Doppelarbeiten oder Korrektur-Runden.

Was haben alle drei Situationen miteinander gemein?
Sie lassen sich deutlich verbessern, wenn wir die Erwartungshaltung an die Gegenseite von Vornherein klarer gestalten.


Zeit, in der wir Dinge beginnen und dann lieber doch nochmal aufschieben

Fragen Sie sich einmal, wie oft Sie Dinge nicht bis zum Ende abarbeiten können, weil Sie mitten in der Tätigkeit feststellen, dass Sie noch Punkte klären müssen, zu denen Ihnen genau in dem Moment entweder die Ansprechpartner oder die Vorbereitungszeit fehlen. Es ist in Angebotsprojekten, an denen mehrere inhaltliche Schreiber beteiligt sind, ganz besonders wichtig, vorher eine klare Erwartungshaltung in puncto Umfang, Struktur, Qualität und inhaltlichen Alternativen zu kommunizieren, um in solchen Situationen autonom entscheiden zu können. Und auch wenn Sie nicht alle diese Punkte explizit geklärt haben: Wenn zumindest einige der Punkte klar sind, lassen sich die anderen oft schon daraus ableiten.


Zeit, in der wir auf Zulieferungen von Kollegen oder Partnern warten

Nach meiner Erfahrung aus über zehn Jahren Angebotsmanagement in verschiedenen Unternehmen und Branchen gibt es zwar mehrere Gründe dafür, dass uns Zulieferungen nicht im Zeitplan erreichen. Einer der häufigsten ist aber, dass auch unsere Kollegen Sonderanfragen dann erst einmal gegenüber der Tagesarbeit zurückstellen, wenn sie diese nicht ohne Rückfragen lösen können.


Doppelarbeiten oder Korrektur-Runden, die vermeidbar gewesen wären

Der mit Abstand ärgerlichste Zeitfresser in der Angebotserstellung ist vermeidbare Doppel- oder Mehrarbeit, weil die Erstfassung der Zulieferungen die eigene Erwartungshaltung nicht trifft. Und zwar unabhängig davon, ob es um Umfang, Qualität oder Inhalt geht. Noch ärgerlicher ist dies aber, wenn wir unsere Erwartungshaltung vorher nicht proaktiv klargemacht haben. Denn die Gegenseite kann ja keine Gedanken lesen. Wenn Ihre Zulieferer nun auch noch bis zum Hals in operativer Projektarbeit stecken, wünsche ich Ihnen viel Freude beim Organisieren der Nachbesserungen.


Wie Sie für Zeitgewinn im Angebotsmanagement sorgen

Für alle drei Fälle gilt daher mein einheitlicher Tipp: Machen Sie Ihre Erwartungshaltung an Zulieferungen jeglicher Art lieber ein wenig zu deutlich klar. Gehen Sie davon aus, dass Ihr Gegenüber Fragen im Erstgespräch lieber zurückbehält als sie zu stellen – oder sie gar nicht stellen kann, weil er die Materie noch nicht im Detail kennt.

Noch besser: Institutionalisieren Sie eine proaktive Klärung der Erwartungshaltung.

Was ich damit meine? Fragen Sie sich, welche Missverständnisse in Angeboten, an denen Sie beteiligt sind, typischerweise auftreten und welche davon durch eine vorherige Klärung der Erwartungshaltung vermeidbar sein könnten. Geht es dabei um die Fachsprache? Um den Umfang? Um die technische Tiefe oder Verständlichkeit von Texten? Und dann nehmen Sie exakt diese Punkte in die vorhandenen Tools und Prozesselemente mit auf.

Zum Beispiel

  • als festes Element der Agenda-Vorlage für das Kick Off Meeting,
  • als Redaktionshinweis in der Vorlage für den Angebotsrahmen, in den Ihre Kollegen hineinarbeiten oder
  • als Erinnerung auf bereits vorhandenen Checklisten oder Übergabe-Dokumente.

Machen Sie Ihre Erwartungshaltung immer lieber einmal zu viel klar, als einmal zu wenig. Sorgen Sie zudem für ein gut vorbereitetes Kick Off Meeting (Präsenztermin!) und fordern Sie im Rahmen der Zuweisung von Zulieferungen Fragen der Ersteller proaktiv ein.

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