· 

Interview mit David Jahnke, Vergabeexperte und Berater von Vergabestellen bei öffentlichen Beschaffungsvorhaben

Interview mit David Jahnke

Ein Blick hinter der Vorhang - Ein Interview mit David Jahnke

David Jahnke

Heute habe ich die besondere Ehre, ein Interview mit David Jahnke von www.vergabe.plus zu führen.

 

Herr Jahnke berät als selbständiger Berater Vergabestellen bei der Gestaltung öffentlicher Aufträge. Er besitzt zahlreiche Vergabemanager-Zertifizierungen und zudem über zwölf Jahre Berufserfahrung in der privatwirtschaftlichen und öffentlichen Beschaffung im Mittelstand und bei Großunternehmen.

 

Ich wage mit ihm gemeinsam einen Blick „hinter den Vorhang“ der öffentlichen Auftraggeber und versuche auch, mit dem ein oder anderen Mythos rund um das Thema öffentliche Ausschreibungen aufzuräumen.


Herr Jahnke, ich freue mich, dass Sie sich die Zeit nehmen konnten, um das Thema „Öffentliche Beschaffung“ mal aus einer – für die Leser meines Blogs – ganz ungewohnten Perspektive zu beleuchten. Sie beraten öffentliche Auftraggeber bei der Gestaltung von Ausschreibungen. Wo liegen Schwerpunkte bei Ihrer Beratung?

Vielen Dank für Ihre Einladung. Die Möglichkeit mit Mythen aufzuräumen und damit eine bessere Vergabekultur zu fördern, nutze ich sehr gern. Ich persönlich habe lange Zeit als Einkäufer in der Privatwirtschaft gearbeitet und kam vor einigen Jahren durch einen Jobwechsel zum Vergaberecht. In der öffentlichen Beschaffung war ich als Strategischer Einkäufer und zuletzt als Vergabereferent tätig. Daher verstehe ich sowohl die Sichtweise der öffentlichen Auftraggeber als auch die der Privatwirtschaft.

 

Im Zuge meiner Beratungstätigkeit unterstütze ich Auftraggeber bei ihren Einkaufs- und Vergabeprozessen von der allgemeinen Vergabeberatung bis zur kompletten Durchführung von Vergabeverfahren. Dabei lege ich meinen Fokus auf einen reibungslosen Verfahrensablauf, damit die öffentliche Hand ihre wichtigen Aufgaben erfüllen kann. Um diese Aufgaben zu bewältigen, benötigt sie die Unterstützung der Unternehmen. Für diese wiederum sind öffentliche Aufträge ein wichtiger Wirtschaftsfaktor. Beide Seiten können also nur gemeinsam erfolgreich sein und mit dieser Grundeinstellung gestalte ich meine Vergabeverfahren.


Was sind denn – abgesehen davon, dass natürlich das Vergaberecht mit all seinen Tücken und Anforderungen strikt beachtet werden muss – die größten kulturellen Unterschiede bei der Ausschreibung öffentlicher Aufträge im Vergleich zu privatwirtschaftlichen Ausschreibungen?

„Kulturelle Unterschiede“, diese Aussage finde ich sehr treffend. Als ich aus der Wirtschaft kommend, plötzlich das Vergaberecht bei der Beschaffung anwenden musste, war das nicht nur ein anderes Regelwerk was ich zu beachten hatte, es war ein Paradigmenwechsel. In der privatwirtschaftlichen Beschaffung versuchte ich als Einkäufer in erster Linie das Beste für die eigene Firma herauszuhandeln, also möglichst gute Konditionen zu vereinbaren. Sei es besonders gute Preise, bessere Qualitäten oder kürzere Lieferzeiten zu erzielen.

 

Grundsätzlich wollen öffentliche Auftraggeber zwar auch eine ausgewogene Mischung aus Preis, Qualität und Zuverlässigkeit, jedoch ist das Verständnis über die Art und Weise der Beschaffung ein völlig anderes. Denn die öffentliche Hand will bzw. muss ihre Leistungen grundsätzlich in einem fairen Wettbewerb transparent und gleichbehandelnd einkaufen. Dazu werden sie vom Vergaberecht gezwungen, weil sie nicht das eigene Geld, sondern öffentliche Mittel, sprich Steuergelder ausgeben. Das sorgt dann zwangsläufig für formale und zeitaufwändige Vergabeverfahren, die die öffentlichen Auftraggeber nicht immer mit größter Freude durchführen. Denn auch bei ihnen haben, entgegen der allgemeinen Meinung, Zeitdruck und der Umfang der Aufgaben immer mehr zugenommen.


Haben Sie denn den Eindruck, dass dieser Unterschied den Unternehmen auf Bieterseite immer bekannt ist? Welche Fehler passieren denn insbesondere Anfängern sehr häufig?

Ich persönlich habe den Eindruck, dass einige Bieter die Art und Weise kritisieren wie und warum öffentliche Aufträge überhaupt ausgeschrieben werden. Dabei geschieht es zum Wohle der Unternehmen selbst, denn das Vergaberecht ist in erster Linie das Recht der Unternehmen an öffentlichen Aufträgen beteiligt zu werden. Viele Anfängerfehler passieren meiner Meinung nach, weil nicht ausreichend differenziert wird zwischen der Angebotserstellung für private und öffentliche Auftraggeber.

 

Um einen fairen Wettbewerb zu ermöglichen müssen öffentliche Auftraggeber für vergleichbare Angebote sorgen. Um das zu gewährleisten, müssen sie sehr formal vorgehen und ganz klare Vorgaben machen, die alle Bieter erfüllen müssen. Wenn Bieter davon abweichen, können bzw. dürfen deren Angebote nicht gewertet werden. Das ist ein entscheidender Unterschied. Also sollten Bewerber bzw. Bieter keine eigenen Vertragsbedingungen einreichen oder alternative Leistungen anbieten, wenn diese nicht explizit gefordert sind. Ganz wichtig, es müssen auch alle Eignungskriterien unbedingt erfüllt werden, sonst nützt das beste Angebot nichts. Genau hier passieren auch „alten Hasen“ hin und wieder Fehler.


Viele meiner Kunden scheuen die Beteiligung an öffentlichen Aufträgen mit dem Verweis auf den Mythos, dass zwei von drei öffentlichen Aufträgen ohnehin im Vorfeld schon an ein bestimmtes Unternehmen vergeben sind und eine Beteiligung daher sinnlos ist. Wie sehen Sie das?

Diesem Mythos möchte ich widersprechen. Auch öffentliche Auftraggeber sind an möglichst vielen, qualitativen Angeboten interessiert. Da gibt es keinen Unterschied zur Privatwirtschaft.

 

Aus Einkaufssicht sind leider auch die internen Diskussionen zwischen Fachabteilung und Einkauf bzw. Vergabestelle die Gleichen. Natürlich wollen die Techniker bzw. Nutzer am liebsten ein Produkt haben, was sie bereits kennen oder schon einmal ausprobieren konnten oder sie möchten weiterhin mit ihrem „Lieblingslieferanten“ zusammenarbeiten. Das findet dann weder der Einkäufer in der Privatwirtschaft gut noch der Mitarbeiter in einer Vergabestelle.

Der große Unterschied ist aber, dass der Mitarbeiter in der Vergabestelle aufgrund des Vergaberechts keine Wahl hat einfach Firma XY zu beauftragen. Das ist ein entscheidender Vorteil für Ihre Kunden Herr Hofstadt, denn in der Privatwirtschaft würde im Zweifel einfach das Konkurrenzunternehmen beauftragt werden.

 

Natürlich kann ein Vergabeverfahren in einem gewissen Maße beeinflusst werden. Meist werden dann die Eignungskriterien entsprechend am „Lieblingslieferanten“ ausgerichtet. Das ist aber kein vergaberechtliches Problem, denn jeder Bieter der über diese Hürde springt hat die Chance den Auftrag zu erhalten. Mein Rat daher: Wenn Ihre Kunden die Kriterien erfüllen, sollten sie einfach mitbieten und sich von den Mitbewerbern durch gute Angebote abheben. Da haben sie mit Ihnen bereits die passende Unterstützung.

Wenn ein Auftraggeber wirklich keine anderen Anbieter möchte, wird er vergaberechtlich zulässige Begründungen für eine Produktvorgabe bzw. für wettbewerbseinschränkende Verfahren suchen. Allerdings sind die vergaberechtlichen Hürden dafür sehr hoch.


Woran kann ein Bieter denn erkennen, dass ein Auftraggeber an einer fairen Vergabe interessiert ist?

Das ist eine schwierige Frage, da ich grundsätzlich immer davon ausgehe, dass eine faire und rechtskonforme Vergabe durchgeführt wird. Wie bereits angesprochen sind Eignungskriterien, ein wichtiger Hebel für die öffentlichen Auftraggeber. Sollten diese sehr auf ein Unternehmen zugeschnitten sein, kann man vielleicht erahnen, dass der Auftraggeber ein bestimmtes Unternehmen favorisiert.

 

Das ist aus meiner Sicht jedoch nicht automatisch eine Ungleichbehandlung, denn alle Bieter müssen diese Anforderungen erfüllen. Wichtig ist, dass die Eignungsanforderungen einen sachlichen Bezug zur Leistung haben. Sollte dies augenscheinlich nicht der Fall sein, kann man, wenn Sie so wollen, eine unfaire Vergabe erkennen. Allerdings haben die Bieter insbesondere bei EU-weiten Vergabeverfahren dann auch die Möglichkeit dies entsprechend zu rügen und so selber für Fairness zu sorgen.


Sie wollen wissen, wie QBC Bieter dabei unterstützt, mehr Ausschreibungen und Vergaben zu gewinnen?

 

Nehmen Sie hier Kontakt auf!


Zu einem ganz anderen Thema: Was sind denn aus Ihrer Sicht die größten Ärgernisse für Vergabestellen bei der Auswertung eingegangener Angebote?

Vergabeverfahren sind wie beschrieben zwangsweise relativ formal um die Vergleichbarkeit von Angeboten sicherzustellen. Ärgerlich sind dann natürlich solche Angebote die ausgeschlossen werden müssen, weil diese die Formalien nicht eingehalten haben oder die Eignungskriterien nicht beachtet wurden. An dieser Stelle möchte ich die Gelegenheit nutzen mit einem weiteren Mythos aufräumen.

 

Die meisten Vergabestellen haben absolut keine Freude daran inhaltlich gute Angebote aufgrund der benannten Fehler auszuschließen. Denn in den Vergabestellen bedeutet Vergaberecht Aufwand. Wenn diese Mühe dann nicht mit guten und vor allem wertbaren Angeboten belohnt wird, freut sich wirklich niemand.


An was liegt das Ihrer Meinung nach?

Kurz gesagt, weil nicht genau genug gelesen wird. Ich weiß gerade für Bieter die sich zum ersten Mal auf einen öffentlichen Auftrag bewerben, ist die Masse an Dokumenten und Formalien im ersten Moment ein Schock. Leider nützt es weder dem Bieter noch dem Auftraggeber wenn diese deshalb nicht beachtet werden. Ich habe schon richtig gute Angebote gesehen, die dann nicht gewertet werden durften. Deshalb meine Bitte an Ihre Kunden: Lesen Sie die Unterlagen genau durch, holen Sie sich bei Bedarf professionelle Hilfe bei der Angebotserstellung oder geben Sie lieber kein Angebot ab. Das spart beiden Seiten sinnlose Arbeit. Das mag sehr hart klingen, nur es ist die Wahrheit.


Nun ist es aber auch so, dass manche Vergaben einfach sehr unschön gestaltet sind. Dabei möchte ich noch nicht einmal von unklaren Anforderungen oder hinter Login-Feldern verborgenen Formularen reden. In vielen Fällen bringt der öffentliche Auftraggeber sich allein schon durch die Gestaltung der Zuschlagskriterien um bessere Angebote. Zum Beispiel, weil rein nach dem Anschaffungspreis eines Geräts urteilt und die langfristigen Kosten sowie das Thema Wartung gar nicht berücksichtigt. Oder weil Bieter für einen sehr geringen Auftragswert viele komplexe Informationen und umfangreiche Formaldokumente einreichen müssen. Wie glauben Sie, kann auch aufseiten der öffentlichen Hand hier für eine höhere Sensibilität gesorgt werden, dass man sich damit nicht immer einen Gefallen tut?

Da gebe ich Ihnen Recht. Wer einerseits die Bieter motivieren möchte sich bei Ausschreibungen zu bewerben, der sollte die Verfahren ansprechend gestalten. Das ist meine tiefste Überzeugung nach der ich selber arbeite.

 

Einige Unterlagen müssen sein, unabhängig vom Auftragswert, weil sie gesetzlich gefordert sind. Andere sollten jedoch in einem angemessenen Verhältnis zum Auftragswert stehen. Auch das Thema Preis ist ein wichtiger Punkt. Ich hinterfrage die Preiswertung immer sehr kritisch und finde das viel zu oft eine reine Preiswertung stattfindet. Das macht jedoch nur Sinn, wenn die Leistung an sich vorgegeben wird und damit zu 100% definiert werden kann.

 

Oft ist es aber auch die Angst der Vergabestellen vor Rügen. Der Preis als Wertungskriterium ist eindeutig und kann deshalb nur schwer gerügt werden. Vergabestellen sollten meiner Meinung nach hier mehr Mut mitbringen und sich generell mehr in die Bieter hineinversetzen.


In einem anderen Interview sagte mir kürzlich ein langjährig erfahrener Bid Manager, dass eine sehr große Effizienzbremse innerhalb der Angebotserstellung aus seiner Sicht die lange Rücklaufzeit und auch die teils schlechte Qualität der gegebenen Antworten auf Bieterfragen sei.  Sehen Sie hier ebenfalls Optimierungsbedarf?

Auf jeden Fall. Bieterfragen werden sehr oft, sehr förmlich aber ohne echten Inhalt beantwortet. In der Außenwirkung kommt dies eventuell sogar als arrogant herüber. Jedoch muss ich an dieser Stelle die Vergabestellen auch etwas in Schutz nehmen. Diese eventuell wahrgenommene Arroganz ist oft Angst etwas falsch zu machen und eine entsprechende Rüge zu provozieren. Besonders unerfahrene Mitarbeiter tun sich daher schwer mit Bieterfragen.

 

Ich persönlich schätze qualifizierte Bieterfragen sehr. Können Sie doch helfen eventuelle Fehler in der Leistungsbeschreibung zu korrigieren und allen Bietern ermöglichen ein gutes und wertbares Angebot abzugeben. Denn die Bieterfragen werden in anonymisierter Form allen Teilnehmer beantwortet.


Mal ausgehend davon, dass es an dieser Schnittstelle auf beiden Seiten zu Missverständnissen kommen kann bzw. beide Seiten hier einen unterschiedlichen Blick auf das Thema haben: Was würden Sie Angebotserstellern denn raten, damit sie zügig eine eindeutige Antwort auf ihre Frage erhalten?

Auch hier möchte ich ganz direkt sein: Bitte nur „echte“ Bieterfragen stellen, also beispielsweise nicht zum Ablauf des Verfahrens Fragen einreichen. Dieser ist normalerweise in aller Ausführlichkeit in den Vergabeunterlagen beschrieben. Lesen Sie die Unterlagen sorgfältig durch! Ansonsten sollten Bieterfragen möglichst präzise formuliert sein, denn wenn der Auftraggeber die Frage erst interpretieren muss, dann wird es schwierig die Frage zu beantworten. Ein kurzes Telefonat zur Klarstellung ist aufgrund des Gleichbehandlungs- und Transparenzgebotes nicht möglich.


 Ich werde immer wieder mal gefragt, ob ein Unternehmen gleichzeitig im Vorfeld einer Vergabe beraten darf und sich dann auch später an der Vergabe beteiligen darf. Meine Auffassung ist, dass dies unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. Trotzdem scheuen diese Unternehmen dann oft die Beteiligung. Zu was würden Sie hier raten?

Das ist die berüchtigte Projekttanten-Problematik. Hier kommt es darauf an, ob der Auftraggeber dennoch einen fairen Wettbewerb gewährleisten kann. Im Oberschwellenbereich für Liefer- und Dienstleistungen macht beispielsweise der § 7 VgV Angaben zu vorbefassten Unternehmen.

 

Generell muss der Auftraggeber geeignete Maßnahmen treffen, um Informationsvorsprünge auszugleichen. Dies kann er machen indem er alle Informationen transparenten darstellt. Sollten Zeitvorsprünge entstanden sein, können diese beispielsweise durch längere Fristen im Verfahren ausgeglichen werden. Vorbefasste Unternehmen können auch durch eine Markterkundung entstehen.

Generell würde ich das Risiko ausgeschlossen zu werden als eher gering einschätzen, zumal den Unternehmen vor einem Ausschluss die Möglichkeit eingeräumt werden muss Stellung zu beziehen. Im Einzelfall kann es natürlich dennoch vorkommen, dass ein vorbefasstes Unternehmen ausgeschlossen werden muss. Am Ende geht es auch hier um die Gleichbehandlung aller Bieter und um einen fairen Wettbewerb.


Letzte Frage: Wie glauben Sie wird sich die öffentliche Ausschreibung in den kommenden Jahren wandeln? Welche Entwicklungen sehen Sie hier?

Ich denke wir werden mittel- und langfristig mit mehr öffentlichen Aufträgen rechnen können. Die öffentliche Hand hat sehr viele wichtige Aufgaben für die Zukunft unserer Gesellschaft zu erfüllen. Denken wir an den Klimawandel, die Wohnungsnot in den Ballungszentren, an die Digitalisierung oder ganz aktuell an das Gesundheitswesen.

 

Wichtig ist aus meiner Sicht, dass wir nicht nur als Unternehmer denken die zurecht Aufträge akquirieren wollen. Jeder Einzelne von uns ist letztlich auch ein Bürger dieses Landes, der auf die Leistung der öffentlichen Hand angewiesen ist. Ich denke wenn diesen Grundsatz beide Seiten beherzigen, dann können wir wirtschaftlich und gesellschaftlich in eine gute Zukunft blicken.


Herr Jahnke, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für das Interview genommen haben. Ich wünsche Ihnen alles Gute und bleiben Sie gesund.

Sehr gern. Alles Gute und Gesundheit auch für Sie.

Mehr über David Jahnke und seine Leistungen gibt es unter www.vergabe.plus.

 

Übrigens: Das Land NRW fördert unter bestimmten Bedingungen den Aufbau von Kompetenzen im Bereich des Ausschreibungsmanagements mit bis zu 30.000 € Zuschuss (80% Zuschussquote).

Kommentar schreiben

Kommentare: 0
Logo - QBC

Am Burgberg 34, 58642 Iserlohn

Mail: info@qb-c.de

Tel.: +49 2374 8499860

 

Öffnungszeiten: Mo.- Fr.: 9-18 Uhr