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Der Prüfprozess Öffentlicher Auftraggeber

Der Prüfprozess öffentlicher Auftraggeber

Wie Sie durch die Kenntnis des vierstufigen Prüfungsprozess öffentlicher Auftraggeber Arbeit sparen und Frust vermeiden

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie öffentliche Auftraggeber eingehende Angebote auswerten und warum inhaltlich noch so gute Angebote keine Chance auf den Zuschlag haben, wenn Sie andere Faktoren nicht berücksichtigen.


Öffentliche Auftraggeber werten Ihre Angebote in einem vierstufigen Bewertungsprozess.

Dieser hat die folgenden Stufen:

  1. Formelle und inhaltliche Ausschlussgründe
  2. Eignung der Bieter
  3. Preisangemessenheit der Angebote und
  4. Vergleichende wirtschaftliche Bewertung 


Sie sehen also: Egal wie gut ihr Angebot auf der inhaltlichen Wertebene ist und egal wie viel Qualität Sie in ihren Texten kommunizieren, Sie müssen zunächst durch einige andere Türen gehen. Und öffnen sich diese nicht, wird Ihr Angebot schlicht und einfach nicht zur abschließenden Wertung zugelassen.


Vierstufiger Prüfprozess bei öffentlichen Ausschreibungen
Abbildung: Vierstufiger Prüfprozess bei öffentlichen Ausschreibungen: Egal wie gut ihr Angebot auf der inhaltlichen Wertebene ist, Sie müssen auch die äußere Form zwingend beachten.

Doch was prüfen öffentliche Auftraggeber in den einzelnen Punkten ganz genau?

1. Formelle und inhaltliche Ausschlussgründe

Hier prüft der öffentliche Auftraggeber zunächst, ob das Angebot fristgemäß und vollständig eingegangen ist. Typische Fehler, die hier regelmäßig passieren sind, dass Bieter den beigefügten und zwingend zu verwendenden Kennzettel vergessen haben aufzukleben oder dass das Angebot schlicht zu spät abgegeben wurde. Sie sollten sich an dieser Stelle übrigens nicht auf die Pünktlichkeit eines am Tag vor der Abgabe beauftragten Botendienst verlassen. Auch von einem Kurierdienst zu spät abgegebenen Angeboten fallen Ihnen auf die Füße – nicht dem Kurierdienst. Planen Sie daher immer genügend Puffer ein. Mein persönlicher Tipp: Das Angebot sollte 24 Stunden vor Fristende bei der Vergabestelle vorliegen, bei elektronischer Abgabe 12 Stunden vorher.


2. Eignung des Bieters

Hier prüft der öffentliche Auftraggeber die finanzielle, technische oder wirtschaftliche Eignung ab. Dies ist der Bereich, in dem Sie zum Beispiel Referenzen und vergleichbare Leistungen nachweisen oder einen Mindestumsatz vorweisen müssen. Die Eignungsprüfung bezieht sich dabei nur auf die sogenannten Eignungskriterien. Es geht im Kern darum herauszufinden, ob ein Bieter ganz generell zuverlässig, fachkundig und leistungsfähig ist. Während früher an dieser Stelle vielfach noch Kopien von Nachweisen eingereicht werden mussten, beispielsweise Nachweise über geleistete Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge, können Bieter heute diese Fragen vielfach über sogenannte Eigenerklärungen beantworten. Erst im Falle eines Zuschlags müssen die entsprechenden Dokumente dann nachgereicht werden. Erst nach dem erfolgreichen Prüfen der „Eignung“ erfolgt dann die nächste Wertungsstufe.


3. Preisangemessenheit der Angebote

In dieser Wertungsstufe werden bei den noch im Prüfprozess verbleibenden Angeboten unangemessen niedrige Angebotspreise ausfindig gemacht. Hier gelten je nach Vergabeart und Umfeld verschiedene Regeln. Sollte Ihr Angebot aber aus der als üblich definierten Range herausfallen, haben sie im Regelfall die Möglichkeit, dem öffentlichen Auftraggeber darzustellen, wie sie zu Ihrem Preis gekommen sind. Hintergrund dieser Regelung ist, dass öffentliche Auftraggeber vermeiden wollen, dass Unternehmen sich einen Auftrag zu günstig einkaufen und später beispielsweise Insolvenz anmelden müssen.


4. Vergleichende wirtschaftliche Bewertung

 Erst auf der vierten und letzten Wertungsstufe prüft der öffentliche Auftraggeber das für den Zuschlag vorgesehene Angebot anhand der vorab bekanntgegebenen Zuschlagskriterien. Erst hier werden also die Leistungspunkte vergeben und erst hier wird Ihr Angebot inhaltlich ausgewertet.


Sie sehen also: Ein gutes Angebot, das der Form an anderer Stelle nicht genügt, hat keine Chance auf den Zuschlag – so ärgerlich dies im Einzelfall auch sein mag. Setzen Sie sich also früh genug mit den speziellen Regelungen der öffentlichen Vergabe auseinander.

 

Der QBC-Blog bietet Ihnen dazu einen ersten Einstieg. Sollten Sie sich intensiver mit dem Themenfeld öffentliche Vergabe auseinandersetzen wollen, nehmen Sie jetzt Kontakt mit QBC auf.

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