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7 Wege, um fachliche Angebotsinhalte in hoher Qualität zu bekommen

Fachliche Angebotsinhalte in hoher Qualität bekommen

In projektgetriebenen Organisationen führt die Angebotserstellung fast immer zu Konflikten. Die doppelte Beanspruchung der Fach-Ressourcen führt entweder dazu, dass Inhalte nicht pünktlich, in schlechter Qualität abgeliefert werden oder dass zwar Qualität und Lieferzeitpunkt stimmen, dies aber nur mit massiver Mehrarbeit zu erreichen ist.


Wenn in projektgetriebenen Organisationen Fachleute etwas zu Angeboten beisteuern sollen, dann führt dies das immer zu Konflikten. Die doppelte Beanspruchung der Fach-Ressourcen (Deckungsbeitrag im Projekt erbringen und zeitgleich Zeit in die Angebotserstellung investieren) führt entweder dazu, dass Inhalte nicht pünktlich abgeliefert werden, dass die Qualität der Inhalte nicht den Erwartungen entspricht, oder dass zwar beide Ziele erreicht werden, der Mitarbeiter dies aber nicht in der regulären Arbeitszeit bewerkstelligen kann. Dieser Blogbeitrag soll sich nicht mit der Frage beschäftigen, wie Sie das Problem auf der grundlegenden Ebene lösen können, denn dazu ist meist ein Prozess- sowie Kulturwandel innerhalb der Angebotserstellung nötig. Stattdessen soll der Artikel Ihnen Wege aufzeigen, wie sie als Angebotsmanager den für Ihr Angebot benötigten technischen oder fachlichen Inhalt trotz des Zielkonflikts Ihrer Kollegen in vernünftiger Qualität erhalten.

Die folgenden sieben Tipps entstammen eigener jahrelanger Erfahrung. Sie haben mir viele Dutzend Male geholfen, die Qualität der Angebotsdokumente zu steigern und doppelte oder unnötige Arbeit zu sparen. Natürlich haben sie ihre Grenzen, aber sie helfen, das oft Unvermeidliche ein wenig erträglicher zu gestalten:

  • Erwartungen klären: Wann immer Sie einen Beitrag zu ihrem Angebot einfordern, sollten Sie nicht nur über den fachlichen Inhalt und den Abgabetermin reden, sondern auch über den Umfang, die nötige technische Tiefe, den Schreibstil und natürlich die eigentlichen Probleme des Kunden, die mit einer Anforderung gelöst werden sollen.
  • Gesundes Eskalationsmanagement: Sie sollten wissen was passiert, wenn nichts passiert. Und sofern es hierfür keinen geregelten Prozess innerhalb Ihrer Organisation gibt, sollten Sie sich zumindest für sich selbst darüber in Klaren sein, was sie tun werden, wenn die benötigten Informationen nicht in der entsprechenden Qualität zum geforderten Termin vorliegen und für diesen Fall einen Plan B in der Tasche haben.
  • Arbeiten sie vor und stellen Sie mehr Informationen zur Verfügung, als es auf den ersten Blick notwendig erscheint. Wann immer Menschen nicht die benötigten Informationen zur Hand haben, um weiter arbeiten zu können, neigen sie dazu, erstmal die Arbeit ruhen zu lassen, sich der nächsten wichtigen Sache zuzuwenden und auf einen kreativen Impuls zu warten – der vielleicht nie kommt. Dies können Sie verhindern, indem sie mit Templates, Leitfäden und vorkommentierten Unterlagen arbeiten, die nur noch finalisiert werden müssen.
  • Just in time Training: Planen Sie zusätzliche Zeit und zusätzliche Review-Runden ein, um Ihren Kollegen am lebenden Beispiel zu zeigen, wie sie sich einen Top-Angebotsinhalt vorstellen. Insbesondere lohnt sich dies bei Mitarbeitern, die Ihnen in Zukunft noch öfter zu ihren Angeboten zuarbeiten werden.
  • Den Informationsfluss optimieren: Dieser Aspekt hat Ähnlichkeit zum Punkt Erwartungen klären, findet aber auf einer grundlegenderen Ebene statt. Stellen Sie sicher, dass alle wesentlichen Informationen der verschiedenen Beteiligten jeweils so an Ihrem Zielort ankommen, dass sie auch verstanden werden KÖNNEN. Dies hat sowohl technische als auch soziokulturelle Aspekte. Vergessen Sie nicht, dass die an der Angebotserstellung beteiligten Personen eine extrem hohe Heterogenität besitzen. Oder würden Sie sagen, dass Ihr Vertrieb und Ihre Techniker immer die gleiche Sprache sprechen?
  • Frühzeitige Reviews einplanen: Je eher Sie einen ersten Entwurf auf dem Tisch haben, desto eher sehen Sie, ob Sie ‚aus dem Zeitplan laufen‘.
  • Den formellen Weg gehen: …und manchmal kommen Sie einfach nicht daran vorbei, den klassischen Weg über die Befehlskette zu gehen. Für mich persönlich ist dies immer die letzte Möglichkeit, aber in manchen Situationen ist es eben auch nicht zu vermeiden.

 

Alle hier vorgestellten Hilfen haben natürlich ihre Grenzen. Aber sinnvoll eingesetzt helfen sie allen Beteiligten Arbeit zu ersparen und die Qualität der Angebote und damit ihre Gewinnquote zu steigern. Vergessen Sie nicht: Meistens ist es kein böser Wille, dass Sie die Unterlagen nicht in der von Ihnen geforderten Qualität bekommen. Schlechte Ergebnisse beruhen meist auf Missverständnissen oder Konflikten, die ihre Ursache im Prozess oder in der Organisation haben. Geben Sie Ihren Kollegen die Möglichkeit, Ihnen in guter Qualität zuzuarbeiten und sie werden es öfter tun.

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