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6 Tipps, um Angebote fristgerecht und in hoher Qualität abzugeben

6 Tipps für fristgerechte Abgaben

Bieter müssen einen Sicherheitspuffer für zeitliche Verzögerungen bei der Angebotsübermittlung einplanen. Wer sein Angebot erst am Vorabend der Abgabefrist dem Kurierdienst übergibt, hat den verspäteten Eingang seines Angebots gegebenenfalls selbst zu vertreten. Dieser Artikel gibt Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie Angebote frist- und formgerecht sowie in hoher Qualität erstellen.

Bieter müssen einen Sicherheitspuffer für zeitliche Verzögerungen bei der Angebotsübermittlung einplanen. Dies bekräftigte die Vergabekammer des Bundes im Sommer vergangenen Jahres (VK Bund, Beschl. v. 15.8.2017 – VK 2-84/17). Im vorliegenden Fall übergab der Bieter sein Angebot am Vorabend der Abgabefrist einem Kurierdienst zur Überstellung an den Auftraggeber. Die Abgabe sollte zwischen acht und neun Uhr erfolgen, Abgabefrist im Vergabeverfahren war zehn Uhr. Das Fahrzeug des Kurierdienstes blieb aber wegen eines Defekts liegen. Der Kurierdienst stellte die Sendung daher erst gegen Viertel nach zehn zu. Der Bieter scheiterte im Nachprüfungsverfahren. In der Begründung stellte die Vergabekammer fest, dass der Fahrzeugdefekt nur eine von zwei Ursachen der Verspätung gewesen sei. Die erste Ursache habe in der Entscheidung des Bieters gelegen, das Angebot erst am Vorabend an den Kurierdienst zu übergeben, was zu knapp bemessen gewesen wäre. Daher habe der Bieter den verspäteten Eingang des Angebotes zu vertreten.

Der hier zitierte Fall ist ein Klassiker. Der Bieter versendet sein Angebot erst am Vorabend der Abgabefrist und der Kurierdienst schafft es trotz Zusage nicht, das Angebot bis zum vereinbarten Zeitpunkt bei der Vergabestelle einzureichen. Der Nachprüfungsantrag scheitert und im Regelfall lässt sich der Kurierdienst auch nicht haftbar machen. Wenn sie ein solches Szenario wirksam vermeiden wollen, dann kommen sie nicht umhin, ihre Angebote mit einer größeren Vorlauffrist als 12 oder 24 Stunden abzusenden. Das bedeutet, Sie müssen die Angebotsausarbeitung in (je nach Sachlage) deutlich kürzerer Zeit erledigen.

Die Komplexität Ihrer Angebotsprojekte ist höher, als Sie auf den ersten Blick vermuten

Dies ist leichter gesagt als getan. Viele Bieter unterschätzen die Komplexität, die Angebotsprojekten regelmäßig zugrunde liegt und die die Hauptursache für stressige und hektische Abgabephasen ist. Diese Komplexität resultiert aus der hohen Heterogenität des Angebots-Teams (Vertrieb, Technik, Spieler auf Kundenseite, Zuarbeiten verschiedener Fachabteilungen), verstärkt durch die besonderen Regeln der öffentlichen Vergabe und noch weiter verschärft durch die Erstellung der Inhalte von verteilten Orten oder parallel zur Tagesarbeit. Es ist dann kein Wunder, wenn die letzten Tage bis zur Abgabe viel zu schnell vergehen und der hier von der Vergabekammer angeratene Sicherheitspuffer immer weiter schrumpft. Neben der hohen Gefahr fristbezogener oder formeller Fehler leidet zudem auch oft die inhaltliche Qualität des Angebots.

Sechs Tipps für frist- und formgerechte Abgaben sowie mehr Qualität

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen solche Szenarien vermeiden möchten, dann sollten Sie folgende sechs Ratschläge beherzigen:

  1. Zeit die Sie vorne verlieren holen sie hinter nicht mehr rein. Sie sollten daher ein schnelles und strukturiertes Verfahren zur Bier-Entscheidung etablieren.
  2. Sie benötigen eine Person oder Rolle, die das Angebotsprojekt aktiv vorantreibt. In welcher Abteilung diese Person verortet ist, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass die Verantwortung für die formelle und inhaltliche Qualität des abzugebenden Dokumentes nicht bei einer Rolle liegt, die regelmäßig in anderen operativen Kontexten ‚versenkt‘ ist (Kundenpflege, Troubleshooting in havarierten Projekten, …).
  3. Sie benötigen einen dokumentenzentrierten Angebotsprozess. In den meisten Unternehmen sind die Freigabeprozesse und Kalkulationsprozesse gut etabliert. Dies gilt jedoch nicht für einen Prozess, der die inhaltliche Qualität der abzugebenden Dokumente im Blick hat und zwar sowohl aus vergaberechtlich-formeller, qualitativ-inhaltlicher und vertrieblich-argumentativer Sicht.
  4. Mindestens eine Person im Angebots-Team sollte in der Lage sein, die Regeln und die Sprache öffentlicher Vergaben sicher zu beherrschen. Diese Person muss darüber hinaus Gehör im Team finden. Es muss sich dabei nicht um einen Vergabejuristen handeln. Oft genügt auch ein Team-Mitglied mit hinreichender Erfahrung im Bereich der öffentlichen vergaben, um beispielsweise auf Augenhöhe mit der Vergabestelle kommunizieren zu können.
  5. Sie benötigen definierte und gelebte Eskalationsprozesse für Ihr Angebotsprojekt. Diese regeln, was passiert, wenn nichts passiert. Sie geben also Hilfestellung, was getan werden muss, wenn ein form- oder inhaltsbezogenes Quality Gate nicht erreicht wird.
  6. Abgabepuffer ist Abgabepuffer – und kein Erstellungspuffer. Planen Sie von Vornherein für beide Aspekte einen ausreichenden und voneinander unabhängigen Puffer ein und halten Sie sich an Ihren Plan.

QBC bietet keine Rechtsberatungsleistungen. Eine ausführliche Würdigung des beschriebenen Sachverhalts aus vegaberechtlicher Sicht finden Sie u.a. unter folgenden Links:

https://www.vergabeblog.de/2017-12-04/bieter-muessen-sicherheitspuffer-fuer-zeitliche-verzoegerungen-bei-der-angebotsuebermittlung-einplanen-vk-bund-beschl-v-15-8-2017-vk-2-8417/

https://www.bundesanzeiger-verlag.de/vergabe/news/nachrichten-vergaberecht/nachrichten-detail/artikel/vk-bund-bieter-tragen-das-risiko-einer-verspaeteten-angebotsabgabe-23508.html

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