Öffentliche Ausschreibungen gewinnen - das sollten Sie wissen

Sie möchten an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen und diese erfolgreich und richtig bearbeiten? Sie wollen durch eine verstärkte Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ein neues Geschäftsfeld aufbauen? In Krisenzeiten wollen Sie vom sichereren Feld der öffentlichen Ausschreibungen profitieren?

In diesem Blog-Artikel erfahren Sie, wie Sie beim Angebote schreiben für öffentliche Ausschreibungen vorgehen, was Sie beachten sollten, um erfolgreich zu sein und warum öffentliche Ausschreibungen manchmal so komplex und bürokratisch sind.


Kennen Sie einen sogenannten „Rubik’s Cube“? Möglicherweise ist er Ihnen eher unter dem Namen „Zauberwürfel“ bekannt; der bunte Würfel ist ein richtiger Klassiker unter den Knobelspielen. Und: er hat eine Sache mit der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen für Angebote gemeinsam – es ist ganz einfach, wenn man weiß, wie es funktioniert. Die Kehrseite der Medaille ist allerdings das Problem, dass es – wenn man nicht weiß, wie es funktioniert – tausend Möglichkeiten gibt, Fehler zu machen und ewig „rumzuknobeln“. Bei einem Zauberwürfel ist die Zeit und Energie, die man für das Spiel verwendet, schade. Bei einem Angebot hingegen, kosten „Unwissen“ und „Knobeln“ nicht nur Zeit, Nerven und Energie, sondern am Ende auch Geld.

Um Sie dabei zu unterstützen, Erkenntnisse und Tipps für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen zu gewinnen und nicht ewig „rumzuknobeln“, erkläre ich Ihnen in diesem Blog-Artikel, was Sie beachten und wissen sollten.

 


Formvorgaben

 

Ein öffentlicher Auftraggeber muss sich immer an die expliziten Formvorgaben der Ausschreibungen halten. Das ist ganz einfach durch Steuergelder begründet: hat der Auftraggeber jemandem einen Zuschlag gezahlt, ohne sich an die Vorgaben gehalten zu haben, macht er sich angreifbar.

Aus diesem Grund existiert ein formeller Prozess, an den Sie sich als Bieter halten müssen – und alle anderen Bieter eben auch. Und dabei ist es gleichgültig, wie gut und wertvoll Ihr Angebot ist – ohne die Formvorgaben zu erfüllen, fällt Ihr Angebot aus der Wertung.


Das Wording

Es herrscht ein Unterschied im Wording zwischen Ausschreibungs- und Vergabeverfahren. Ausschreibungen bewegen sich auf nationaler Ebene, Verfahren auf europaweiter Ebene. Für Sie als Bieter macht das aber keinen direkten Unterschied beim Erstellen des Angebots. Wichtig für die Differenzierung ist, den Vergabeschwellwert zu beachten: Es existiert eine bestimmte Grenze, über der ein Auftraggeber europaweit ausschreiben muss.

Im Liefer- und Dienstleistungsbereich liegt diese beispielsweise circa 200.000 Euro. Der Vorteil im europaweiten Bereich liegt darin, dass die Verfahren standardisierter sind.

Welche Ausschreibungen nun national oder international sind, können Sie sich anhand einer Eselsbrücke merken: Wenn Sie schon einmal in Brüssel waren, kennen Sie vielleicht eine der Autobahnauffahrten, die durch sehr viele Tunnel führt. Dort habe ich mich einmal böse verfahren – so entstand meine ganz persönliche Eselsbrücke, um mir zu merken, dass Verfahren europaweit – im Angebotskontext – sind (Brüssel -> Verfahren => europaweit).

 


Eignungskriterien

Eignungskriterien bei Angeboten sind diejenigen, die manche Menschen vereinfachend oder laienhaft auch als „K.O.-Kriterien“ bezeichnen. Diese müssen Sie erfüllen, um überhaupt an einer Ausschreibung teilnehmen zu dürfen. Das können beispielsweise eine Mindestanzahl an Referenzen oder eine bestimmte Umsatzzahl sein.

Im europaweiten Bereichen werden die Eignungskriterien in der Vergabebekanntmachung standardisiert und sind so für Bietende einsehbar. Auch, wenn es oft ärgerlich ist, beispielsweise bestimmte technische Anforderungen nicht zu erfüllen und aus diesem Grund nicht teilnehmen zu können – sortieren Sie das Verfahren direkt aus und beginnen Sie mit dem nächsten Angebot. An dieser Stelle sollten Sie keine Zeit verschwenden, die sich später nicht rentieren wird.


Wertungskriterien

Wertungskriterien (synonym mit „Zuschlagskriterien“): Hier sind der Preis sowie qualitative Wertungskriterien relevant. Natürlich gibt es immer Ausschreibungen, bei denen der Preis das wichtigste oder einzige Kriterium ist. An dieser Stelle ist es gleichgültig, wie gut Ihr Angebot qualitativ ist – haben Sie nicht den besten Preis, sind Sie „raus“. Auf der anderen Seite gibt es viele Ausschreibungen, bei denen qualitative Wertungskriterien die höchste Priorität haben. Das bedeutet aber auch nicht, dass der Preis gar keine Rolle spielt, denn dieser muss immer mindestens 30% der Wertung bestimmen.

Der öffentliche Auftraggeber ist aber auch stets in der Pflicht, Ihnen mitzuteilen, wie er diese Qualität beurteilt. Dafür gibt es die sogenannte „Bewertungsmatrix“, auf deren Einsicht Sie ein Recht haben. Denn: der öffentliche Auftraggeber hat ein Interesse daran, so viele gute Angebote wie möglich zu erhalten, um ein wirtschaftliches Angebot bezuschlagen zu können. Vorsicht an dieser Stelle: Erhalten Sie die Kriterien aus der Bewertungsmatrix nicht, oder nur unter größeren Mühen, kann das immer ein Indiz dafür sein, dass der Auftraggeber kein Interesse an vielen guten Angeboten besitzt und schon einen Konkurrenten von Ihnen als Gewinner im Auge hat. Erhalten Sie die Bewertungsmatrix (was im Regelfall der Fall ist), sollten Sie sich auf die Elemente fokussieren, die die meisten Punkte erzielen.


Bieterfragenfrist

Prüfen Sie, wann der Tag ist, bis zu dem Sie Bieterfragen stellen dürfen; dieser ist in den Ausschreibungen definiert. Der Form halber dürfen im Regelfall nach Ablauf dieser Frist keine Fragen seitens des Bieters mehr gestellt werden. Deshalb sollten Sie möglichst schnell eine Timeline erstellen, die die folgenden Fragen beinhaltet:

 

1. Go oder No-Go?

2. Wann ist die Abgabefrist?

3. Wann ist die Bieterfragenfrist?

 

Bis zur Mitte der Erstellungszeit sollten Sie darüber hinaus folgende interne Belange geordnet haben:

Wie ist der Aufwand intern abzuschätzen? Verfüge ich über alle Mindesteignungskriterien?

 

Weitere Tipps zum Prozess erhalten Sie in zahlreichen anderen Artikeln dieses Blogs.

 

Kurz gesagt: wenn Sie einmal den bürokratischen Prozess hinter öffentlichen Ausschreibungen verinnerlicht haben, können Sie Ihr Wissen nutzen und den Vorgang für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ein Stück weit „automatisieren“.

 

Sie möchten die ersten Schritte gehen, um Ihren Angebotsprozess zu automatisieren? 

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