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Öffentliche Ausschreibungen gewinnen II - Drei Geheimnisse für mehr Erfolg und weniger Stress

Öffentliche Ausschreibungen gewinnen II

Öffentliche Ausschreibungen gewinnen - Dieser Blog-Artikel verrät Ihnen, was Sie tun können, um besser einzuschätzen, wann eine Beteiligung an einer Ausschreibung sich lohnt, wie Ihre Angebots-Teams besser zusammenarbeiten und wie Sie bei der Erstellung der Angebote Stress und Ärger vermeiden. 


Würden sie gerne öfter an Ausschreibungen teilnehmen, wenn es nicht so verdammt viel Formalkram wäre, mit dem ein halbes Dutzend Ihrer Leute viele Stunden oder ganze Tage aus dem Tagesgeschäft raus ist? Und wenn Sie wenigstens ungefähr einschätzen könnten, ob der Deal eine Erfolgschance hat? 

 

In diesem Blog-Artikel möchte ich Ihnen drei Geheimnisse verraten, die Ihnen das Leben leichter machen. Diese Geheimnisse habe ich im Laufe meiner mittlerweile über zehnjährigen Tätigkeit als Berater für komplexe Angebote hundertfach angewendet. In weit über 1.000 Angeboten,  vom kleinen Dreiseiter bis zum komplexen Multi-Milliarden-Euro-Deal habe ich gesehen, dass sie funktionieren oder habe erlebt, was passiert, wenn man diese Punkte nicht beachtet.

 

 

Diese und viele weitere Erkenntnisse und Tipps, wie Sie öffentliche Ausschreibungen mit weniger Aufwand gewinnen, verrate ich Ihnen übrigens in meiner siebenteiligen XING-Webinar-Serie zum Thema „Öffentliche Ausschreibungen gewinnen“. Klicken sie auf den Button, wenn Sie mehr wissen möchten. 


Geheimnis Nummer 1: Die Biet-Entscheidung ist der wichtigste Erfolgshebel

Eine strukturierte Biet-Entscheidung und der Mut zum „No-Bid“ (also dazu, nicht mitzubieten) sparen Zeit und Frust und sind der beste Hebel für die Erfolgsquote. Wahr ist: In den meisten Unternehmen existiert zumindest eine Art Leitfaden für die Biet-Entscheidung. Dieser beinhaltet zumeist die kaufmännisch relevanten Kriterien, ob Sie an einer Ausschreibung oder einem komplexen Angebot teilnehmen wollen oder nicht. Nur die wenigsten Unternehmen stellen aber einen detaillierten Katalog auf, der ernsthafte Hilfe zur Selbsthilfe bei der Entscheidung zur Teilnahme gibt.

 

Ein solcher Katalog sollte beispielsweise hinterfragen:

  • ob es Indizien gibt, dass die Ausschreibung auf einen Konkurrenten gemünzt ist,
  • wie der Zugang zum Entscheider, zum jeweiligen Fachbereich oder zum "Buying Center" sich konkret gestaltet und
  • wie sich das eigene Angebot gegen die Konkurrenz abgrenzt.

 

Vielfach ist es stattdessen immer noch so, dass die gestellten Fragen einfach nur eine Hürde sind, über die ein Vertriebsmitarbeiter recht einfach drüberspringen kann, wenn er denn möchte. Denn oftmals sind die Anreizsysteme im Vertrieb so gestrickt, dass derjenige, der die Entscheidung trifft, die damit verbundene Arbeit

  • nicht selbst machen muss,
  • das Budget nicht selbst stemmen muss oder
  • nicht die Chuzpe besitzt, nach oben hin  zu vertreten, dass er zum jetzigen Zeitpunkt eben noch keinen ausreichenden Kundenzugang besitzt, um die Erfolgswahrscheinlichkeit valide einschätzen zu können.

 

Insbesondere im Falle einer solchen Anreizsystematik ist es wichtig, die Biet-Entscheidung so zu strukturieren, dass Sie nach einer bestimmten Zeit Auswertungen vornehmen können, welche der Kriterien wie stark auf die Erfolgsquote einzahlen und welcher Bereich oder Mitarbeiter hier wie oft bestimmte Einschätzungen trifft, die sich dann entweder bewahrheiten oder auch nicht.

 

Wie sie diese Entscheidungsstruktur grundlegend aufbauen, das verrate ich Ihnen übrigens auch in meinem kostenfreien Whitepaper, dass sie sich hier herunterladen können. 


Geheimnis Nummer 2: Struktur schafft Effizienz

Jedes Angebotsprojekt ist ein echtes Projekt und wie in jedem Projekt benötigen sie bestimmte Meilensteine und eine Erwartungshaltung, was von wem bis zu welchem Meilenstein vorliegen sollte. Das können Sie auch „agil denken“, wenn Sie mögen – das Prinzip bleibt aber das Gleiche. Sie müssen zu einem bestimmten Punkt konkret planen, was Sie wann von wem vorliegen haben wollen und in welcher Qualität.

 

Und diesen Plan müssen Sie so kommunizieren, dass jedem Beteiligten (auch im Homeoffice oder bei zeitgleich havarierenden Projekten in der Tagesarbeit) glasklar ist, bis wann was von ihm erwartet wird und was passiert, wenn nichts passiert oder eine Frist offensichtlich nicht zu halten ist. Insbesondere gilt dies für alle formell notwendigen Dokumente, denn hier kann ein Fehler schnell zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen.

 

Insbesondere sollte es hier eine Person geben, die – ggf. neben anderen Tätigkeiten innerhalb der AUsschreibung – explizit mit der Aufgabe betraut ist, die formale Korrektheit sicherzustellen.

 

 

Ein weiterer Punkt: Wenn sie im Rahmen ihres Prozesses zwar die Meilensteine, aber keine Eskalationsmechanismen definiert haben, dann passiert zumeist in kritischen Situationen auch erstmal nicht viel. Zumindest, bis wirklich niemand mehr verleugnen kann, dass ein Problem vorliegt. Und dann haben Sie hinten heraus genau das Chaos, das sie eigentlich vermeiden wollten.

 

Und all dies gilt nicht nur für kaufmännische Kriterien oder die – im Rahmen einer zum Beispiel technischen Lösung – zwingend erforderlichen technischen Beschreibungen, sondern insbesondere für die Verkaufsstärke des Angebots. Bei öffentlichen Ausschreibungen bedeutet dies ganz konkret, dass sie eine maximale Ausschöpfung der möglichen Bepunktung laut Wertungsmatrix in ihren Prozessen, in ihren Tools und in ihrer Kultur feste verankern müssen. 

 

Sie können sich ja einmal fragen, zu welchem Zeitpunkt Sie diese Planung, die Verantwortlichkeiten sowie die dazugehörige Kommunikation in ihrem jetzigen Erstellungsprozess institutionalisiert haben. Haben Sie noch nicht?! Dann sind sie leider in guter Gesellschaft. Die gute Nachricht ist: Sie haben jetzt die Möglichkeit, dies zu ändern.

Kontaktieren Sie mich am besten jetzt, um einen Termin für ein erstes kurzes Gespräch von 10-15 Minuten zu finden. In diesem Telefonat oder Video-Call loten wir dann die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit aus und schauen, welche nächsten Schritte am sinnvollsten sind.


Geheimnis Nummer 3: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

In Ihren Angebotsteams treffen üblicherweise vollkommen unterschiedliche Persönlichkeiten aufeinander, die vollkommen unterschiedlich kommunizieren. Denn unsere Kommunikation ist abhängig davon, wie wir die Welt sehen. Beispielsweise kennen SIe sicherlich in Ihrem Unternehmen typische extrovertierte und das große Ganze sehende Vertriebsmitarbeiter und auf der Gegenseite auch introvertierte und auf das Detail versessene Techniker. Beide machen im Rahmen ihrer Tagesarbeit zumeist einen guten Job und nutzen ihre Stärken genauso, wie es sinnvoll ist.

 

Wenn beide Typen aber in einem Team zusammenarbeiten sollen, benötigen sie eine Kultur, darauf abgestimmte Regeln oder zumindest einen Moderator, der in der Lage ist, die Fäden zusammenzuführen. Ansonsten verliert Ihr Angebot an dieser Schnittstelle genau die Informationen, die Sie benötigen,

  • damit die vertrieblichen Informationen in die technischen Teile des Angebots eingehen,
  • Sie ein Maximum der Punkte ausschöpfen können und so
  • ein erfolgreiches Angebot auch bei einem vergleichsweise höheren Preis abgeben. 

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie diese Situation auflösen oder zu einem der anderen Punkte mehr wissen möchten, dann empfehle ich Ihnen meine Webinar-Serie zum Thema „Öffentliche Ausschreibungen gewinnen“. Diese findet ab 05.02.2021 immer freitags am späten Nachmittag statt. Die Plätze sind limitiert. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren, unter anderem auch, welche öffentlichen Fördermöglichkeiten es für eine Beratung in ihrem Unternehmen gibt (bis zu 80% Zuschuss – aber nur noch bis Ende 2021!).

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