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Wie Sie die passende Selbst- und Zeitmanagement-Methode finden

Dieser Blog-Artikel verrät Ihnen, wie Sie die für Sie passende Selbst- und Zeitmanagement-Methode finden. Er gibt Tipps für ein besseres Selbstmanagement und Zeitmanagement - im Alltag und auch im Angebotsprojekt.


„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ 

 

Zeitmanagement-Tipps, Tools und Methoden schießen wie Pilze aus dem Boden. Viele davon sind altbewährt, manchmal ist es nur alter Wein in neuen Schläuchen und ab und an findet man auch noch mal eine Neuerung. Was die meisten dieser Methoden jedoch gemein haben, ist, dass sie die Benutzerinnen und Benutzer über einen Kamm scheren. Das wiederum führt dazu, dass die Methode zwar für einen Teil der Nutzerinnen und Nutzer gut funktioniert, viele andere aber ebenso hilflos zurücklässt, wie sie es vorher waren. 

 

En sinnvolles Zeit- und Selbstmanagement hingegen setzt direkt bei der Persönlichkeit an und lässt sich dann auf viele verschiedene Lebensbereiche übertragen – auf Gewohnheiten im Privaten, auf die Organisation des Tages oder natürlich auch auf die Arbeit am nächsten Angebot. Ein gängiges und einfach dafür anzuwendendes Modell ist das DiSG-Modell (vielleicht ist es Ihnen auch als „Vier-Farb-Modell“ bekannt). 

 

Der Trick dabei: Wenn Sie sich selbst und Ihre Handlungspräferenzen kennen, dann können Sie daraus Ihre ganz persönlichen Risiken für das eigene Zeit- und Selbstmanagement erkennen. Auf dieser Basis lassen sich dann sinnvolle Methoden zum Zeit- und Selbstmanagement ableiten.

 

Im DiSG-Modell gibt es vier verschiedene Persönlichkeitstypen: den direkten oder dominanten Typen, den initiativen Typen, den stetigen Typen und den gewissenhaften Typen. Jeder dieser vier Typen hat verschiedene Stärken und Schwächen, die ebenso verschiedene Risiken für das persönliche Zeit und- Selbstmanagement mit sich bringen. Die nächsten Abschnitte geben Ihnen einen Einblick und zudem konkrete Tipps, wie Sie das Wissen im Kontext des Angebotsmanagements nutzen können.

 


Der direkte (dominante) Typ

Der direkte Menschentyp möchte auf schnellstem Wege zum Ziel; oft definiert er sich über erreichte Ziele. Seine Impulsivität, sein Zielfokus und seine mangelnde Delegation sorgen aber häufig dafür, dass er Stolpersteine auf dem Weg zum Ziel übersieht und seinen Gesprächspartnern, die ihm mögliche Risiken beschreiben, nicht richtig zuhört, denn dies würde einen gefühlten Kontrollverlust bedeuten. 

 

Aus all diesen Voraussetzungen ergibt sich, dass der dominante, direkte Typ sich oft mehr vornimmt als er leisten kann, denn der Weg zum Ziel beinhaltet Windungen, Eventualitäten und dadurch ein höheres Arbeitspensum, was er nicht mit eingeplant hat. Zudem plant er impulsiv sehr oft Menschen mit ein, ohne sie zu fragen. 

All diese Punkte sorgen dann dafür, dass zum Ende eines Zeitraumes (zum Beispiel die Angebotsabgabe in einer öffentlichen Ausschreibung) noch sehr viel Arbeit übrig ist und der Druck steigt. Nun wird der direkte Typ ungehalten, denn Zielerreichung ist ihm in diesem Moment wichtiger als Empathie. Dies wiederum kann zu Problemen in Teams führen. 

Sie erkennen bereits - in manchen Situationen sind die Eigenschaften des direkten, dominanten Typens von Vorteil und eine echte Stärke; sie bergen aber - und das ist die Schattenseite - auch Risiken. 

 

Wie kann dieser Menschentyp nun mit diesen Risiken umgehen?

 

Folgende Tipps haben sich bewährt:

  • Nehmen Sie sich zu Beginn jeder größeren Aufgabe nochmal fünf Minuten zusätzlich, um sie im Detail zu durchdenken
  • Planen Sie für Aufgaben einen realistischen Zeitpuffer ein – ein Journal hilft hier oft dabei, typische Fehleinschätzungen zu erkennen 
  • Lernen Sie zu delegieren (Delegieren hießt „Loslassen“)! Und akzeptieren Sie, dass Ihre Sicht auf den Angebotsgegenstand nur eine von mehreren Sichten im Team ist.
  • Halten Sie an rational getroffenen Entscheidungen fest, insbesondere in emotionalen Situationen. Die Angebotsstrategie muss im Regelfall kurz vor der Abgabe nicht mehr komplett umgeworfen werden. Die resultierenden inhaltlichen Brüche (sie bekommen so kurzfristig nicht mehr alles harmonisch geradegezogen) schaden mehr als sie nutzen.
  • Hören Sie dem Gegenüber zu, insbesondere dann, wenn es ein anderer Menschentyp ist. Lassen Sie „Bedenkenträger“ ausreden und nehmen Sie die Bedenken ernst. 
  • Nutzen Sie ein konsequentes Timeboxing für Ihre Tagesarbeit.

Der initiative Typ

Der initiative Typ: dieser Menschentyp ist oft der kreative, gutgelaunte und gesellige Spaßvogel im Team, denn er arbeitet auch gerne mit anderen gemeinsam. Er ist extrem begeisterungsfähig in allem, was er tut, und kann auch andere Menschen begeistern. Zudem ist er oft sehr harmoniebedürftig und spricht Konfliktpotenzial nicht von sich aus an. Aus dieser Kombination entstehen ebenfalls typische Risiken: dazu gehört zum Beispiel, dass ein initiativer Mensch seinen Schreibtisch sehr oft mit lauter begonnenen Projekten voll hat. Wenn ein Projekt zu 80 % beendet ist, folgt im Regelfall der Teil, der mit Fleißarbeit und Kleinigkeiten zu tun hat. Detailarbeit ist für diesen Menschentyp aber extrem nervig, zudem ist da doch schon wieder dieses tolle neue Projekt und „hey“, davon ist er oder sie total begeistert. 

 

In Teams hat dies oft zur Folge, dass andere hinter dem initiativen Typen herräumen müssen. Aufgrund seiner Harmoniebedürftigkeit fällt es ihm zudem schwer, nein zu sagen. Außerdem verspricht er mehr, als er halten kann und schafft es oft auch nicht, hier frühzeitig für klare Verhältnisse zu sorgen. 

 

Was hilft dem Initiativen?

 

Der Initiative Typ ist gut daran beraten, die folgenden Tipps zu befolgen:

  • Machen Sie einen Tagesplan und halten Sie sich daran. Auch hier hilft ein Journal, typische Planungsfehler zu erkennen.
  • Überlegen Sie, ob Sie eine Zusage (z. B. Unterstützung in einem Angebotsprojekt) wirklich geben können.
  • Lassen Sie sich bei Entscheidungen von Fakten und nicht von Emotionen leiten – nutzen Sie insbesondere eine strukturierte Biet-Entscheidungsvorlage. 
  • Schalten Sie den Mail-Client stumm und das Handy ebenfalls, bis die wichtigste Tagesaufgabe erledigt ist.
  • Sorgen Sie für Ordnung auf dem Schreibtisch, damit Sie weniger Dinge ablenken.
  • Setzen Sie sich mit der Pomodoro-Technik auseinander. 25 Minuten Konzentration auf ein Thema schaffen auch Sie als initiativer Typ.
  • Erledigen Sie bewusst auch mal die Aufgaben, für die es keinen Applaus gibt.
  • Erstellen Sie mit kühlem Kopf eine To-Do-Liste und halten Sie sich daran. 
  • Führen Sie in Ihrem Team eine „stille Stunde“ ein, in der alle konzentriert ihre Dinge abarbeiten – danach können Sie den Akku mit Small Talk wieder aufladen.

Kontaktieren Sie mich am besten jetzt, um einen Termin für ein erstes kurzes Gespräch von 10-15 Minuten zu finden. In diesem Telefonat oder Video-Call schauen wir, welche nächsten Schritte am sinnvollsten sind, um Sie oder Ihr Team im Bereich Selbst- und Zeitmanagement voranzubringen.


Der stetige Typ

Dieser Typ ist ein echter Teamplayer und möchte, dass alle gewinnen. Der Stetige besitzt einen sehr hohen Service-Charakter; gleichzeitig ist er sehr auf Bewahrung des Status quo bedacht und sieht Wandel grundsätzlich erstmal als eine Bedrohung an. Zum hat er sehr starke emotionale Antennen. Seine typischen Zeit- und Selbstmanagement-Risiken sind, dass er es nicht schafft „nein“ zu sagen und niemanden mit schlechter Qualität enttäuschen will. Deswegen arbeitet er oft detaillierter, qualitativ hochwertiger und umfassender, als es bei einer entsprechenden Rückfrage notwendig gewesen wäre. Er neigt zudem zum Prokrastinieren, schiebt also unangenehme Aufgaben immer weiter auf, insbesondere dann, wenn sie mit Wandel verbunden sind. 

 

Was hilft dem stetigen Typen?

 

Der stetige Typ kann insbesondere davon profitieren, die folgenden Tipps umzusetzen:

  • Lernen Sie „nein“ zu sagen und sich abzugrenzen.
  • Setzen Sie sich und Ihren Gesprächspartnern harte Fristen, um Entscheidungen zu treffen – halten Sie sich an bestehende Angebotsprozesse und vereinbaren Sie frühzeitige Reviews.
  • Planen Sie Pausen bewusst ein, um sich zu regenerieren.
  • Wenn Sie eine Aufgabe übernehmen, klären Sie die Erwartungen an Umfang, Zeit und Qualität zu Beginn aktiv. 
  • Planen Sie die Ansprache von Problemen als Tagesaufgabe in Ihren Tagesplan mit ein.
  • Priorisieren Sie Ihre Arbeiten nicht nach ihrem Umfang, sondern nach dem Wert ihres Ergebnisses.
  • Fragen Sie sich, ob ein Vorgehen sinnvoll ist, nur weil alle es tun.

 


Der gewissenhafte Typ

Der gewissenhafte Menschentyp: Sein Fokus liegt auf Zahlen, Daten und Fakten; er plant sehr detailliert und vorausschauend. Daher neigt er auch dazu, mehr Zeit in die Planung zu stecken, als er durch die gute Planung hinten heraus spart. Zudem hält er sich starr an Regeln, auch wenn diese der Sache nicht dienen. All dies führt dazu, dass der Gewissenhafte Typ sich oft in Details und Kleinigkeiten verzettelt, die den Aufwand nicht mehr rechtfertigen. Aber das wiederum gibt ihm die Sicherheit, dass alles wirklich hundertprozentig und qualitativ hochwertig erledigt ist.

 

Wie lässt sich dem gewissenhaften Typen helfen?

 

Folgende Ansätze eignen sich für Gewissenhafte:

  • Delegieren Sie Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind und lernen Sie, dass Delegieren auch bedeutet, dass Teammitglieder einen Weg zum Ziel einschlagen, der von Ihrer Vorstellung abweicht.
  • Setzen Sie sich mit der 80/20- Regel (Paretoprinzip) auseinander
  • Akzeptieren Sie, dass es manche Aufgaben gibt, bei denen es nicht um die Exaktheit der Ausführung, sondern einzig um ein schnelles Ergebnis geht.
  • Setzen Sie Deadlines zu Ihren Aufgaben und halten Sie sich daran, auch wenn das Ergebnis aus Ihrer Sicht noch nicht perfekt ist.
  • Stimmen Sie die Prioritäten für ein Angebot mit Ihrem Angebotsmanager ab und halten Sie sich an diese Prioritäten – wenn Sie selbst der Angebotsmanager sind, setzen Sie nur wenige Prioritäten und halten Sie sie ein.
  • Fragen Sie sich, wie viel Ordnung nötig ist und ab wann zu viel Ordnung zum Hemmschuh wird.

 


Sicherlich gibt es Methoden des Zeit- und Selbstmanagements, die allen Typen guttun oder bestimmten Typen in bestimmten Ausprägungen. Besonders empfehlenswert ist hier die ALPEN-Methode, zu der demnächst ein weiterer Blogbeitrag folgt.

 

Pomodoro-Prinzip, Pareto-Prinzip, Stille Stunde, Timeboxing und alle anderen Aufgaben eignen sich aber nur dann, wenn man dort auch persönliche Risiken hat. Der erste Weg zu einem guten Selbst- und Zeitmanagement ist daher die Frage, wie man selber tickt, welche Persönlichkeitseigenschaften einen in der Tagesarbeit selbst zum Hemmschuh werden und was dies für die eigene Weiterentwicklung bedeutet. Es geht immer darum, die eigenen Stärken bewusst einzusetzen und zu verstehen, dass sie in der falschen Situation auch zu Schwächen werden können.

 

QBC besitzt umfassende Erfahrungen im Einsatz des DiSG-Modells für das Zeit- und Selbstmanagement von Teams; ebenso wie in der Nutzung des Modells im Bereich der Führungskräfteentwicklung. Wenn Sie mehr dazu wissen wollen, vereinbaren Sie jetzt einen kostenfreien Online-Kennenlerntermin.

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