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Öffentliche Ausschreibungen gewinnen – Wertvoller Umsatz in Krisenzeiten

Öffentliche Ausschreibungen gewinnen

Sie erfahren in diesem Artikel, was Sie tun müssen, wenn Sie sich künftig verstärkt an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen möchten. Zum Beispiel, um in der Krise Ihr Geschäft mit öffentlichen Mitteln abzusichern oder um langfristig ein neues Geschäftsfeld aufzubauen. 


Vorab der Hinweis: Wenn Sie zukünftig vermehrt öffentliche Ausschreibungen gewinnen möchten, dann nehmen Sie bitte jederzeit den Kontakt mit mir oder meinem Team auf: Entweder per E-Mail unter kennenlernen@qb-c.de oder per Telefon unter +49 2374 8499 860.


Mehr Umsatz mit öffentlichen Ausschreibungen

So unbeliebt wie Ausschreibungen in den vergangenen Jahren waren, so wertvoll sind sie in Krisenzeiten. So lag das das deutsche Vergabeaufkommen im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen im Jahr 2018 bei ca. 340 Mrd. €. Nordrhein-Westfalen beispielsweise vergibt jährlich allein Dienstleistungsaufträge im Wert von knapp 2 Mrd. €, eine weitere Milliarde entfällt auf Lieferaufträge.

Allerdings ist es recht kurzsichtig, sich erst dann auf öffentliche Ausschreibungen zu bewerben, wenn die Krise da ist. Vor ziemlich genau zwei Jahren (26.03.2018) veröffentlichte ich auf diesem Blog daher einen Beitrag mit folgender Kernaussage:


In wirtschaftlich starken Zeiten ist es aufgrund der geringeren Konkurrenz im öffentlichen Sektor deutlich leichter, Referenzen mit bzw. Kontakte zu öffentlichen Auftraggebern aufzubauen. Damit ist man in der nächsten Krise deutlich besser gewappnet, wenn Unternehmen Ausschreibungen mangels anderer Aufträge wieder stärker in den Fokus nehmen. (Hier geht es zum Beitrag)


Jetzt ist die Krise da und diejenigen, die sich frühzeitig mit dem Thema Ausschreibungen auseinandergesetzt haben und dem Rat folgten, sind im Vorteil. Für alle Anderen habe ich trotzdem eine gute Nachricht: Es ist noch nicht zu spät.

 

Die folgenden Abschnitte verraten Ihnen, was Sie jetzt tun können, um in den kommenden Monaten (und Jahren?) erfolgreich auf öffentliche Vergaben zu bieten:

Wenn Sie sich in Zukunft verstärkt an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen wollen, dann sollten Sie folgende Punkte vorab prüfen bzw. festlegen:

  • Grundsätzliche „Eignung“ Ihres Unternehmens zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen
  • Festlegen des strategischen Feldes, das Sie bei Ausschreibungen bearbeiten wollen
  • Festlegen von Showstopper-Kriterien für die Teilnahme an öffentlichen Vergaben
  • Erfahrung mit der öffentlichen Hand auf personeller Ebene
  • Mindestbausteine eines einheitlichen Vorgehens (mehr Punkte, geringeres Ausschlussrisiko)
  • Sonderthemen wie die Erstellung von verteilten Orten unter Zeitdruck oder den professionellen Umgang mit Bieterfragen
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Mehr Umsatz mit Ausschreibungen: Die größten Anteile vergeben Bayern, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen.



Grundsätzliche „Eignung“ Ihres Unternehmens zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen

Bei der Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung müssen Sie im Rahmen der Eignung beispielsweise erklären, dass gegen Sie keine größeren Verfehlungen vorliegen, die einer Teilnahme entgegenstehen und dass Ihr Unternehmen sich beispielsweise auch nicht in einem Insolvenzverfahren befindet. Ich gehe der Einfachheit halber davon aus, dass Sie diese Voraussetzungen erfüllen. Darüber hinaus müssen Sie im Regelfall auch bereits bestehende Vorerfahrungen im Bereich öffentlicher Auftraggeber nachweisen.

Wenn Sie hier noch keinen guten Überblick besitzen, machen Sie bitte folgenden „Referenzen-Check“:

  • Prüfen Sie bitte auf Basis der aktuellen Lage, ob Sie zu der von Ihnen gewünschten Technologie oder Fachlichkeit in den letzten drei Jahren nennenswerte Projekterfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern besitzen.
  • Erstellen Sie eine Übersicht, welche Projekte in welchem Umfang dies waren, um später schnell darauf zugreifen zu können.
  • Halten Sie jeweils fest, wer im Unternehmen verantwortlicher Ansprechpartner ist und ob die Referenz bereits durch den Auftraggeber zur Verwendung freigegeben wurde.
  • Wenn Sie feststellen, dass Ihnen genau in den wichtigen Feldern öffentliche Referenzen fehlen, dann überlegen Sie, mit wem Sie gegebenenfalls Partnern können, um die Eignung zu erfüllen, wenn eine passende Ausschreibung veröffentlicht wird.

Festlegen des strategischen Feldes, das Sie bei Ausschreibungen bearbeiten wollen

Aufgrund der Tatsache, dass sie im Regelfall vergleichbare Referenzen nachweisen müssen (s. o.), ist es sinnvoll, sich von Vornherein auf bestimmte Felder einzuschießen. In diesen können Sie dann sowohl fachliche Top-Qualität als auch die entsprechende Erfahrung nachweisen. Zumindest nach einiger Zeit.

Im Regelfall dauert es ohnehin ein bisschen, bis Sie den Bereich öffentliche Auftraggeber in Ihrem Unternehmen wirklich aufgebaut haben, so dass er Früchte trägt.

Die bewusste Festlegung strategisch passender Felder macht es Ihnen auf jeden Fall leichter, denn:

  • Sie können die zahlreichen Ausschreibungsportale so zielgerichteter nutzen.
  • Sie können mit spezialisierten Dienstleistern für das individuelle Ausschreibungs-Screening schneller zu einer Zusammenarbeit kommen (wenn Sie hier Empfehlungen benötigen, sprechen Sie mich bitte an).
  • Sie können bei möglicherweise passenden Ausschreibungen auf Basis der Vorarbeit eine schnellere Go/ NoGo-Entscheidung treffen und so wertvolle Zeit sparen.
  • Sie erarbeiten sich einen wertvollen Referenz-Pool, der Ihre strategische Positionierung untermauert.

Festlegen von Showstopper-Kriterien für die Teilnahme an öffentlichen Vergaben

Viele Bieter machen den Fehler, sich aufgrund der rein fachlichen oder technischen Passung in eine Ausschreibung zu stürzen. Erst sehr spät fällt dann auf, dass möglicherweise Referenzen nicht vorhanden sind, zwingend geforderte Zertifikate (Sicherheit, Umweltschutz, Barrierefreiheit, …) nicht vorliegen oder vertragliche Rahmenbedingungen den Auftrag plötzlich doch unattraktiv machen (Arbeitnehmerüberlassung, Vertragsstrafen, …).

Wenn Sie hingegen eine definierte Showstopper-Liste besitzen, können Sie bereits zu Beginn jedes Vorgangs schnell prüfen (lassen), ob eine Ausschreibung abseits der technischen oder fachlichen Passung für Sie überhaupt lohnenswert erscheint.

Denn wenn Sie die Arbeit hineinstecken, aber die Eignungskriterien hinterher nicht erfüllen, ist Frust vorprogrammiert. Mit einer guten Showstopper-Liste sparen Sie sich und Ihrem Team diesen Frust und die damit verbundene Arbeit.

 

Wer es noch detaillierter mag, der kann zusätzlich eine Biet-Entscheidungsvorlage erstellen, die neben den Showstoppern auch noch weitere Punkte beinhaltet, zum Beispiel Aspekte der Risikoprüfung, vertriebliche Kriterien oder Fragen zur Positionierung gegenüber der Konkurrenz. Sprechen Sie mich auch hier gerne an, wenn Sie mehr wissen möchten.

Als professionelle Dienstleistung bietet QBC Ihnen übrigens eine Prüfung von Ausschreibungsunterlagen zum Festpreis nach T-Shirt-Größen an. Dies beschleunigt Ihre Prozesse und gibt Ihnen mehr Sicherheit bei der Teilnahme an Ausschreibungen.

Der im Bild verlinkte Flyer enthält weitere Informationen.

Bei Interesse oder weiteren Fragen schreiben Sie mir bitte einfach eine Mail an hofstadt@qb-c.de oder nehmen Sie unter +49 2374 8499 860 Kontakt auf.

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Erfahrung mit der öffentlichen Hand auf personeller Ebene

Aufgrund der besonderen Sprache und Kultur bei öffentlichen Ausschreibungen kommen Sie nicht umhin, sich zumindest in der Anfangsphase mit darin erfahrenen Menschen zu umgeben. Prüfen Sie daher insbesondere, ob es in Ihrem Unternehmen Personen gibt, die bereits Erfahrung mit öffentlichen Ausschreibungen haben. Unterschätzen Sie bitte nicht die Komplexität von Ausschreibungen und die Penibilität, die sie in der Beantwortung an den Tag legen müssen. Schon viele Bieter haben sich in einer öffentlichen Ausschreibung den Hals gebrochen, weil sie nicht wussten, dass eine gut gemeinte Abgrenzung den Vergabe-Gegenstand ändern kann und somit zum Ausschluss führt. Oder weil Sie aus Unkenntnis inhaltlich optimal passende Argumente an den falschen Stellen angebracht haben. Die Folge: Sie haben nicht die eigentlich gerechtfertigten Punkte dafür erhalten und sich so jeglicher Gewinnchancen beraubt.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen daher Mitarbeiter haben, die sich bereits mit öffentlichen Ausschreibung auskennen, dann sollten diese in jedem Fall eine entsprechende Funktion beim Aufbau des neuen Geschäftsfeldes übernehmen. Und sei es nur begleitend oder qualitätssichernd. Im Optimalfall steuern diese Personen in der ersten Phase Ihre Ausschreibungen, bis Sie ein entsprechendes Center of Excellence, einen Bid Desk ein Proposal Management, oder wie auch immer Sie es gerne hätten, aufgebaut haben.

Aufbau und Professionalisierung von Bid Management-Abteilungen

Sicherheit durch Erfahrung: Aufbau und Professionalisierung von Bid Management-Abteilungen.



Mindestbausteine eines einheitlichen Vorgehens (mehr Punkte, geringeres Ausschlussrisiko)

Bevor Sie die erste Ausschreibung beantworten, sollten Sie sich nun noch über einige Sonderthemen Gedanken machen. Dies hilft Ihnen, die Situation richtig einzuschätzen und sich zeitig genug über bestimmte Besonderheiten Gedanken zu machen.

Wichtig für Sie zu beachten sind insbesondere die folgenden zwei Faktoren:

  • Sicherstellen der formalen Korrektheit, um das Risiko eines Ausschlusses möglichst gering zu halten
  • Erzeugung einer hohen Verkaufsstärke bei gleichzeitiger Beachtung der formalen Vorgaben

Sicherstellen der formalen Korrektheit, um das Risiko eines Ausschlusses möglichst gering zu halten

In vielen öffentlichen Ausschreibungen müssen Sie absolut formalkorrekt sein, damit Sie nicht ausgeschlossen werden. Fragen Sie sich daher, wie Sie mit dieser sogenannten Compliance-Prüfung umgehen, wo Sie sie in Ihrem Prozess verorten und welche Rolle oder Funktion dafür verantwortlich sein soll. Machen Sie sich zudem Gedanken, ob es sinnvoll ist, hier Checklisten einzusetzen und wer diese wann entwickelt.


Erzeugen einer hohen Verkaufsstärke bei gleichzeitiger Beachtung der formalen Vorgaben

Wie schon oben erwähnt, ist ein wesentlicher Unterschied zu Angeboten der freien Wirtschaft, dass Sie bei öffentlichen Ausschreibungen Ihre Antworten zumeist innerhalb der vorgegebenen Struktur der Vergabestelle geben müssen. Das bedeutet, dass Sie Ihre vertrieblichen Argumente nicht frei anbringen können, sondern sie bestmöglich in die vorgegebene Struktur einbringen müssen. Argumente die nicht in die Struktur passen, können Sie daher auch nicht zielführend nutzen. Machen Sie sich daher Gedanken, an welchen Stellen Sie die Struktur aufsetzen und wie Sie die Schnittstelle zu Ihrer vertrieblichen Argumentationen gestalten. Wie tragen sie Sorge dafür, dass all das, was Ihr Vertrieb bei der BEantwortung der Ausschreibung gerne kommunizieren möchte, sich hinterher auch in den technischen und fachlichen Texten der Zulieferer wiederfindet? Und zwar so, dass es auch in einer für Externe verständlichen Form gewertet werden kann.


Sonderthemen wie die Erstellung von verteilten Orten unter Zeitdruck oder der professionelle Umgang mit Bieterfragen

Zuletzt sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie bei öffentlichen Ausschreibungen (und das gilt nicht nur in Zeiten der Corona-Krise) im Regelfall mit einem verteilten Team unter Zeitdruck arbeiten müssen. Dies sorgt für erhöhte Anforderungen an die Themen

  • Gegenseitige Erwartungshaltung,
  • Vermeiden von Missverständnissen,
  • Kanalisierung asynchroner Kommunikation und
  • Lokalisierung der Informationen in technischer Hinsicht.

Auch hier sollten Sie sich bestimmte Fragen frühzeitig stellen. Zum Beispiel wie Sie sicherstellen, dass eine gemeinsame Kommunikationskultur in dem für wenige Wochen zusammengewürfelten Team herrscht. Sie sollten sich fragen, wie Sie dafür Sorge tragen, dass alle zugelieferten Textinhalte hinterher aus einem Guss wirken. Zudem sollten Sie klarstellen, wie Sie unter dem bestehenden Zeitdruck möglich schnell und effizient zu einem guten Ergebnis kommen möchten, ohne allzu viele „Runden drehen“ zu müssen.

Setzen Sie sich weiterhin mit den erfahrenen Menschen mit öffentlichen Ausschreibungen in Ihrem Unternehmen zusammen und besprechen Sie das Thema „Bieterfragen“. In öffentlichen Ausschreibungen können Sie Fragen im Regelfall nur bis zu einer bestimmten Frist stellen. Zudem sollten Sie sie in einer bestimmten Form stellen. Zu dieser „Form“ gehört beispielsweise, dass Sie der Vergabestelle möglichst wenig Interpretationsspielraum lassen sodass diese nur mit Ja oder Nein antworten muss. Sie müssen sozusagen Ihre Annahmen als Frage formulieren. Sie sollten sich zudem fragen, wie sie das Thema Bieterfragen in Ihren Ausschreibungen kanalisieren wollen. Sowohl von den zuständigen und beteiligten Funktionen als auch von der Qualitätssicherung der Fragen.

Sie können Bieterfragen aber neben der rein sachlichen Klärung auch nutzen, um Ihre Positionierung im Wettbewerb oder Ihre vertrieblichen Argumente besser zur Geltung zu bringen. Diese „Strategischen Bieterfragen“ sind allerdings eine hohe Kunst.


Weiterführende Informationen

Viele weitere Tipps und Infos erhalten Sie in den anderen Blogartikeln hier im Angebotsblog oder in den verlinkten Interviews.

Darüber hinaus möchte ich Sie einladen, mir in den einschlägigen öffentlichen Netzwerken zu folgen, zum Beispiel auf FacebookInstagramTwitterXING oder LinkedIn. Dort veröffentliche ich immer wieder interessante Informationen dazu, wie Sie vorgehen müssen, um auf wiederholbare Weise mehr öffentliche Ausschreibungen oder auch Angebote in der freien Wirtschaft zu gewinnen.

Zuletzt: Wenn Sie sich die Zeit und Mühe sparen wollen, alle oben beschriebenen Informationen zusammenzutragen, dann kontaktieren Sie mich bitte jetzt, um zu prüfen, wie wir in Ihrem Unternehmen möglichst schnell mit dem Thema öffentliche Ausschreibungen durchstarten können oder wie wir Ihr Bid Management oder Proposal Management auf die nächste Stufe heben können.

Ich helfe Ihnen, öffentliche Ausschreibungen zu gewinnen – methodisch und handwerklich professionell und menschlich wertschätzend. Sprechen Sie mich bitte an – per Mail unter hofstadt@qb-c.de oder via Telefon über die +49 2374 8499 860.

Herzliche Grüße, gute Nerven und bleiben Sie gesund!
Ihr Patrick Hofstadt

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